Die Gesellschafter-liste in der GmbH/UG

Die Gesellschafterliste einer GmbH/UG gibt Auskunft über die Person der Gesellschafter und ihre Beteiligungsverhältnisse an der Gesellschaft und wird beim Handelsregister geführt. Sie ist von den Geschäftsführern bei jeder Veränderung der einzutragenden Informationen unverzüglich zu berichtigen. Im Gesellschafterstreit kommt ihr regelmäßig eine zentrale Bedeutung zu.

Welchem Zweck dient die Gesellschafterliste in der GmbH/UG?

Die Gesellschafterliste dient der Information der anderen Marktteilnehmer, insbesondere der Vertragspartner und Gläubiger einer GmbH/UG als Information über die Identität der Gesellschafter und damit deren Eigentümern. Auf diesem Wege können die tatsächlich agierenden Personen und Verknüpfungen offengelegt werden, die ansonsten bei einer bloß rechtlich bestehenden (Kapital-)Gesellschaft unerkannt blieben.

Welche Daten muss die Gesellschafterliste enthalten?

Nach § 40 Abs. 1 GmbHG haben die Geschäftsführer unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in der Person der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen, aus welcher folgende Daten hervorgehen müssen:

1. Bei "natürlichen Personen" als Gesellschaftern:

Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter sowie

die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von den Gesellschaftern übernommenen Geschäftsanteile sowie die durch den jeweiligen Nennbetrag eines Geschäftsanteils vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital.

2. Bei "eingetragenen Gesellschaften" als Gesellschaftern:

Firma, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer

(u.a. GmbH/UG, AG, oHG, KG, GmbH & Co. KG).

3. bei "nicht eingetragenen Gesellschaften":

Die jeweiligen Gesellschafter unter einer zusammenfassenden Bezeichnung mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort

(Gesellschaft bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaft) nach den §§ 705 ff. BGB).

Hält ein Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil, ist in der Liste der Gesellschafter zudem der Gesamtumfang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz gesondert anzugeben.

Welche Folgen können falsche oder verspätete Eintragungen für die Gesellschafter haben?

Neben der Erfüllung des klassischen Informationsbedürfnisses der Öffentlichkeit hat die Gesellschafterliste seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) vom 23.10.2008 erheblich an Bedeutung dazugewonnen.

So besteht eine Fiktionswirkung in Bezug auf das tatsächliche Vorliegen der Gesellschafterstellung für alle in der Gesellschafterliste eingetragenen Personen. Dies hat im Umkehrschluss zur Folge, dass nur der im Verhältnis zur Gesellschaft als Gesellschafter gilt - und die daraus resultierenden Rechte geltend machen kann - der auch in der Gesellschafterliste eingetragen ist gem. § 16 Abs. 1, § 40 GmbHG.

Ähnlich zur Regelung des Grundbuches beim Erwerb von Grundstücken ist somit auch ein gutgläubiger Erwerb von Gesellschaftsanteilen möglich. Allerdings nur dann, wenn der Erwerber keine Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis von der Unrichtigkeit der Gesellschafterliste hatte und der veräußernde Gesellschafter seit mindestens drei Jahren die fehlerhafte Position in der Gesellschafterliste inne hat sowie kein Widerspruch vorliegt, § 16 Abs. 3 GmbHG. Die Dreijahres-Frist ist hingegen nur beachtlich, wenn die Unrichtigkeit der Gesellschafterliste dem Berechtigten nicht zuzurechnen ist, ihn also kein Verschulden an der Unrichtigkeit trifft, § 16 Abs. 3 S. 2 GmbHG. Die Zurechenbarkeit der Unrichtigkeit wird dabei vermutet, muss also vom Berechtigten im Zweifel widerlegt werden.

Gleichzeitig verliert ein - auch fälschlicherweise - nicht eingetragener Gesellschafter alle Rechte als Gesellschafter. Also insbesondere Mitbestimmungsrechte in der Gesellschafterversammlung, Informations- und Auskunftsrechte sowie Gewinnansprüche. Alle unter Mitwirkung von nicht eingetragenen Gesellschaftern erwirkten Beschlüsse sind dabei unwirksam und müssen wiederholt werden.

Der relevante Stichtag für die Ableitung von Rechten aus der Gesellschafterliste ist die Veröffentlichung des Eintrags im Handelsregister - nicht hingegen das bloße Einreichen der Liste beim Handelsregister.

Welche Ereignisse führen regelmäßig zu einer mitteilungspflichtigen Änderung?

Jede Veränderung der einzutragenden Angaben nach § 40 Abs. 1 GmbHG:

Veräußerung/Abtretung von Anteilen
Einziehung von Anteilen
Kapitalerhöhungen
Teilungen und Zusammenlegungen von Anteilen
Wechsel des Wohnortes bzw. des Sitzes eines Gesellschafters
Namensänderungen (z.B. durch Hochzeit) und Umfirmierungen
Versterben eines Gesellschafters bzw. Löschung einer Gesellschaft

Wer ist berechtigt und verpflichtet Änderungen in der Gesellschafterliste zum Handelsregister mitzuteilen und welche Sanktionen drohen bei Verstößen?

Berechtigt und verpflichtet, Änderungen der eintragungspflichtigen Tatsachen dem Handelsregister unverzüglich mitzuteilen, sind stets alle Geschäftsführer. Eine potenzielle Haftung für die unterlassene oder verspätete Mitteilung träfe demnach im Außenverhältnis - auch bei interner Ressortaufteilung - alle Geschäftsführer gesamtschuldnerisch (= Grundsatz der Gesamtverantwortlichkeit), §§ 40 Abs. 3 GmbHG, 421 ff. BGB.

Die geänderte Gesellschafterliste ist unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung durch eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen gem. § 40 Abs. 1 GmbHG.

Daneben werden Notare verpflichtet, bei jeder Mitwirkung an einer eintragungspflichtigen Veränderung im Gesellschafterbestand bzw. deren Beteiligungsverhältnissen selbst unverzüglich Mitteilung an das Handelsregister zu erstatten gem. § 40 Abs. 2 GmbHG. Dies befreit die Geschäftsführer allerdings nicht von einer möglichen eigenen Haftung im Außenverhältnis gegenüber Dritten. Sie sollten mithin die Richtigkeit der geänderten Gesellschafterliste selbst kontrollieren.

Soweit das Registergericht von der Änderung mitteilungspflichtiger Tatsachen Kenntnis erlangt, fordert es die Gesellschaft zur Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste auf. Gegen säumige Gesellschaften kann das Gericht die Einreichung der Liste im Weg des Zwangsgeldverfahrens gegen den oder die Geschäftsführer erzwingen.

Eine neue Gesellschafterliste darf dabei grundsätzlich nur bei einer tatsächlichen Veränderung der mitteilungsbedürftigen Tatsachen im Sinne von § 40 Abs. 1 GmbHG eingereicht werden oder bei erstmaliger elektronischer Übertragung (Beschluss des OLG Düsseldorf, 15.05.2020 - I-3 Wx 70/19).

Welche Möglichkeiten des Rechtsschutzes bestehen gegen fehlerhafte Gesellschafterlisten?

Welche Rechtsschutzmöglichkeiten bei einer fehlerhaften Gesellschafterliste im Einzelnen offenstehen, hängt vom jeweils Betroffenen Rechtsgut und der Zielrichtung der Maßnahme ab. In Frage kommen in der Regel Anfechtungs-, Nichtigkeits- und Beschlussfeststellungsklage sowie der Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung. Daneben empfiehlt es sich einer fehlerhaften Gesellschafterliste mittels einer einstweiligen (Sicherungs-)Verfügung einen Widerspruch im Handelsregister zuordnen zu lassen.

Welche Änderungen haben sich durch die Aufwertung des Transparenzregisters zum Vollregister ergeben?

Mit Inkrafttreten des neuen Geldwäschegesetzes zum 26.06.2017 auf Grundlage der 4. EU-Geldwäscherichtlinie (RL 2015/849) wurde das Transparenzregister eingeführt. Mit diesem bestand erstmals die Pflicht für Gesellschaften, die Nennbeträge und die laufenden Nummern, der von den Gesellschaftern übernommenen Geschäftsanteile sowie die durch den jeweiligen Nennbetrag eines Geschäftsanteils vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital im Handelsregister zu veröffentlichen - § 40 Abs. 1 GmbHG. Diese Ausweitung der Mitteilungspflicht war dem Ziel der 4. EU-Geldwäscherichtlinie und dem daraus resultierenden Geldwäschegesetz (GwG) geschuldet, die wirtschaftlich Berechtigten von Gesellschaften offenzulegen, um so der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vorzubeugen.

Der Aufstieg des Transparenzregisters zum Vollregister und das damit einhergehende Ende der Fiktionswirkung der Handelsregistereintragung für den wirtschaftlich Berechtigten nach § 20 GwG hat dennoch keine erneute Reduzierung des mitteilungspflichtigen Inhalts zum Handelsregister nach § 40 Abs. 1 GmbHG zur Folge.

Wie hat die Mitteilung gegenüber dem Handelsregister zu erfolgen?

Seit dem 01.01.2007 ist die Möglichkeit zur formlosen Übersendung der Gesellschafterliste der zwingend anzuwendenden elektronischen Form gewichen, § 12 HGB.

Demzufolge können Geschäftsführer die neue Gesellschafterliste nicht mehr in der Schriftform an das zuständige Handelsregister übersenden, sondern müssen zwingend die elektronische Form einhalten, § 12 Abs. 2 HGB. Die Gesellschafterliste ist daher einzuscannen, von den Geschäftsführern in vertretungsberechtigter Anzahl zu unterzeichnen und als Bilddatei elektronisch einzureichen (z.B. im Format TIF oder PDF).

Zur Übertragung an das Handelsregister zugelassen sind dabei nur besondere elektronische Zugangswege:

beA = besonderes elektronisches Anwaltspostfach
beN = besonderes elektronisches Notarpostfach
EGVP mit QES = Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach mit qualifizierter elektronischer Signatur
De-Mail = Zertifizierter De-Mail Zugang
eBO = elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (ab dem 01.01.2022)*

Will der Geschäftsführer die Eintragung also selbst übersenden, wird daher zwingend ein De-Mail Zugang benötigt.

Die Entbehrlichkeit der Beteiligung eines Notars bei mitteilungspflichtigen Veränderungen kommt insbesondere bei Namensänderungen durch z.B. Hochzeiten, in Erbfällen, beim Wechsel der Wohnort/Sitz-Gemeinde oder bei der Einziehung von Geschäftsanteilen in Frage.

Wann ist eine Gesellschafterliste entbehrlich?

Die Pflicht zur Einreichung einer Gesellschafterliste zum Handelsregister entfällt dann, wenn im Rahmen der Neugründung einer Gesellschaft das Musterprotokoll verwendet wird, § 2 Abs. 1a S. 4 GmbHG.

Fazit

Die Gesellschafterliste muss stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Aufgrund der immensen Bedeutung der Fiktionswirkung für das tatsächliche Vorliegen der Gesellschafterstellung können fehlerhafte Eintragungen zum Rechtsverlust für Gesellschafter führen. Da der Geschäftsführer das für die Anmeldung von Änderungen zuständige Organ ist können Gesellschafter (insbesondere solche mit Minderheitsbeteiligung) häufig nur mittels eines Antrags auf Erlass einer einstweiligen Verfügung auf ungewünschte Eintragungen reagieren. Hierbei empfiehlt sich die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts, um zügig und treffsicher reagieren zu können.